Poca gent pensa que un mal dia, un inspector d'Hisenda pugui cridar a la seva porta o, el que és més freqüent, que l'Agència Tributària ens sol·liciti l'aclariment d'alguna operació de la qual no tingui constància i que hagi despertat les seves sospites. Això no significa que se'ns acusi de frau, simplement pot ser un error o una simple omissió que, si és voluntària, se saldarà amb el reintegrament de les quantitats deixades d'ingressar i els corresponents recàrrecs. Amb una mica de sort, allà es quedarà la cosa i no hi haurà una sanció que, si s'ha derivat d'una acció no tan innocent, gairebé amb tota seguretat ens tocarà pagar.

Però aquesta sorpresa pot ser aterridora, si la reclamació fiscal no es refereix a l'última declaració de la renda -en aquests moments la relativa a l'exercici fiscal de 2023- sinó d'anys anteriors. I, de quants anys enrere estem parlant? Ni més ni menys que de quatre, el que exigeix que guardem tota la documentació que hem utilitzat per fer la nostra declaració dels últims quatre anys. I, per què quatre i no tres o cinc? Doncs perquè en temes fiscals, les sancions, fins i tot els delictes fiscals, prescriuen al cap de quatre anys; és a dir, si Haciendo no ens ha reclamat un error o no tant error de fa més de quatre anys, el cas es dona per tancat.

Això és el que explica que quan a les notícies s'acusa de frau fiscal a algun personatge famós, sentim que se li reclama les declaracions d'un número limitat d'anys, malgrat que Hisenda tingui constància que els han furtat diners. I la paraula que escoltarem és: prescrit.

Ull! Que també té la seva part positiva, perquè també nosaltres com a contribuents podem demanar a Hisenda que ens torni diners si considerem que alguna cosa ens ha passat per alt a l'hora de fer la declaració. És el que es coneix com un "paral·lel".

I, a la pràctica, què suposa la prescripció al cap de quatre anys? Doncs que haurem de guardar totes les factures, ingressos, nòmines, extractes bancaris, rebuts de compra o de venda d'accions o qualsevol altre paper que demostri que les dades que hem utilitzat per omplir totes les caselles de la declaració de la Renda estan fetes costat a documentalment. Una obligació especialment important per als autònoms, que tenen moltes més operacions amb efectes fiscals i, a més, que a més del risc d'una inspecció per l'Impost de la Renda de les Persones Físiques (IRPF), poden incórrer en problemes amb l'Impost de Valor Afegit (IVA).

Obligació legal

I com és conegut, el desconeixement de la llei no eximeix del seu compliment i, en aquest cas, l'obligació queda prescrita al Reglament de l'IRPF a l'article 68: Obligacions formals, comptables i registrals que diu:

"Els contribuents de l'impost sobre la renda de les persones físiques estaran obligats a conservar, durant el termini màxim de prescripció, els justificants i documents acreditatius de les operacions, rendes, despeses, ingressos, reduccions i deduccions de qualsevol mena que hagin de constar en les seves declaracions, a aportar-los juntament amb les declaracions de l'Impost, quan així s'estableixi i a exhibir-los davant dels òrgans competents de l'Administració tributària, quan siguin requerits a l'efecte". I per als que encara els quedin dubtes, la prescripció al cap de quatre anys ve regulada en el 66 de la Llei General Tributària. Tot molt clarito.

Una obligació que es detalli i àmplia per als autònoms: Els contribuents que desenvolupin activitats empresarials el rendiment de les quals es determini en la modalitat normal del mètode d'estimació directa, estaran obligats a portar comptabilitat ajustada al disposat en el Codi de Comerç. Malgrat el disposat en l'apartat anterior, quan l'activitat empresarial realitzada no tingui caràcter mercantil, d'acord amb el Codi de Comerç, les obligacions comptables es limitaran a l'administració dels següents llibres registres:

a) Llibre registre de vendes i ingressos.

b) Llibre registre de compres i despeses.

c) Llibre registre de béns d'inversió.

Casos excepcionals

Algunes operacions econòmiques es consideren excepcionals, i per això s'amplia el període de prescripció, que ens obligarà a guardar la documentació més temps. Alguns d'aquests casos són:

  • Escriptures de compra d'immobles juntament amb les seves factures i impostos.
  • Amortitzacions de mobiliari de pisos o locals llogats.
  • Compensació de pèrdues i rendiments negatius que s'han d'aplicar a posteriors exercicis.
  • Deducció per adquisició d'un habitatge.
  • Totes les factures relacionades amb l'activitat per part dels autònoms.
  • Reinversió en rendes en persones majors de 65 anys.

Declaració de l'IVA

En el cas de l'IVA, el web de l'Agència Tributària matisa que els empresaris i professionals hauran d'expedir i lliurar factures i conservar les factures (a partir de l'any vinent en format digital) i justificants que tinguin relació amb les seves obligacions tributàries durant el termini de prescripció de 4 anys (article 29.2, lletra e) de la Llei 58/2003, de 17 de desembre, General Tributària i 165. Un de la Llei 37/1992). Així mateix, s'hauran de conservar amb el seu contingut original, ordenadament i durant el termini que estableix la Llei General Tributària, els següents documents:

  • Factures rebudes.
  • Còpies o matrius de les factures expedides.
  • Els justificants comptables en les operacions en les quals sigui d'aplicació la inversió del subjecte passiu quan el proveïdor no estigui establert en la Comunitat.
  • Els rebuts justificatius del reintegrament de la compensació del Règim especial de l'Agricultura, Ramaderia i Pesca, tant l'original d'aquell, per part del seu expedidor, com la còpia, per part del titular de l'explotació.