Aquest correu que et queda per enviar i que escrius en meitat d'una reunió que s'allarga massa. L'Excel per emplenar. L'informe per presentar. L'edició de la foto per incorporar-la a l'informe i el vídeo de xarxes que, des que se'n va anar el community mànager, et toca a editar a tu. La multitasca o multitasking és un atribut molt demandat a les empreses (n'hi ha prou amb posar aquesta paraula al cercador de LinkedIn per comprovar-ho), però, sorpresa, desgasta, et crema, i a més és impossible, no existeix, un malson fantasmagòric que terroritza les oficines. "No podem fer diverses coses alhora. L'atenció s'ha de centrar en alguna cosa. Quan ens creiem que fem multitasca el que fem és canviar molt ràpidament de tasca, però per canviar de focus necessitem un petit temps d'adaptació i allà perdem productivitat", analitza la psicòloga experta en burnout Olga Garrido. "És insostenible: el treballador es crema o se'n va", remata Ana Sánchez de Miguel, directora de Recursos Humans de Cigna Healthcare a Espanya.
L'empresa en la qual treballa, una multinacional nord-americana d'assegurances mèdiques en les empreses que factura 180.000 milions anualment i 145 a Espanya, i que compta amb 190 milions d'assegurats i 215.000 en l'estat espanyol, ha realitzat un estudi que alerta dels riscos per a la salut de les persones que executen múltiples tasques. Segons aquest estudi, un 22,6% dels espanyols no poden concentrar-se en les tasques a conseqüència de l'estrès i són diversos els experts que el vinculen al multitasking, que, d'altra banda, l'Associació Nord-Americana de Psicologia va relacionar amb una disminució de la productivitat del 40%.
La ciència, a més, fa anys que ha demostrat amb múltiples estudis que no és possible fer dues coses alhora, "tret que no competeixin entre si, com caminar i parlar," apunta la també psicòloga experta en recursos humans Sandra Parra. "No pots enviar un correu i trucar per telèfon alhora. Es pot intentar, però és inassumible. Per això hi ha gent en les reunions que no hi és, perquè està enviant mails o responent no sé què. De què et serveix que aquesta persona estigui en la reunió si està fent una altra cosa?" completa Parra.
La psicòloga veu "una tendència als perfils generalistes" que acaba fomentant aquest tipus de treballs. "Per exemple, jo que passo temps en LinkedIn, veig les ofertes de treball per a community mànager, que és un calaix de sastre. Ha de publicar en xarxes, respondre a missatges, editar fotos i vídeos... És impossible que algú pugui fer tantes coses. Les empreses demanen aquest tipus de perfils per estalviar-se diners i les ofertes són llarguíssimes! Et preguntes: això és per a una persona o per a quantes?", reflexiona Parra.
"Ningú no li demanaria a un pintor que enviï un correu mentre pinta un quadre, però en les feines d'oficina, que són molt d'interactuar, es dona per normal", completa Parra, que veu "absurd que busquis fer una cosa que és sabut que el teu cervell no pot fer". "Una persona que té molta ansietat o molt estrès, a més, està pensant en aquesta preocupació i és molt difícil fer atenció a altres coses, al treball que estàs fent i a com de nerviós estàs. Els nostres recursos són limitats", afegeix.
Expert en res
Per evitar que això passi, Parra creu que és important per al treballador "posar límits quan arribes a una empresa". "Al principi et costa dir que no, perquè vols quedar bé, i vas sumant coses, trencant dinàmiques de treball amb tasques noves i interrupcions. I arreglar-lo és complicat. Pots parlar-lo amb el teu superior, però és més complicat fer-ho en aquest punt que si d'entrada estableixes certs límits", reflexiona. "Arriba un moment que la persona peta i el superior es pregunta: com és que ara no pots fer-ho? I en realitat no és que la persona ha pogut fer-ho tot alhora de manera ideal, sinó que ho ha portat com ha pogut fins que el cos ha aguantat", abunda Parra.
De nou des de Cigna, Ana Sánchez de Miguel recorda que "un pot cobrir altres àrees durant unes vacances d'un company, durant una baixa, però l'ideal és que et portin a la teva àrea de competència, tenir una àrea d'expertise on tu floreixes i amb tasques que t'agraden més." "Estem forçant molt les coses i a les noves generacions això no els interessa, per això no es queden en cap costat. No tenen afecció i marxen", llança Sánchez de Miguel, que creu que la multitasca "és per als xatbots, no pareixi les persones". "El multitasking no és sostenible. El treballador se't trenca o un se te'n va. Si fas multitasking, mai no seràs el referent en res i el teu cervell mai no estarà a la seva zona de confort, estarà sempre en alerta", conclou.
La secretària de direcció és, segons l'experiència de Sánchez de Miguel, un vell exemple de multitasking que continua actiu. "El directiu estima algú que li valgui per a tot. A aquest col·lectiu se'ls pressuposa una disponilbilidad de 24/7, des de servir cafès fins a fer una reserva per al cinema. És una pèssima utilització del multitasking en la qual les treballadores, a més dones en la majoria dels casos, creguin vincles insans amb els caps, en contacte tot el dia, i moltes vegades opten per persones sense família. En què estem convertint les secretàries? En dones per a tot?" llança.
La multitasca a l'oficina es multiplica davant de la necessitat de treballar amb múltiples aplicacions i softwares, "l'esgotament digital existeix", apunta Sánchez de Miguel. "La corba d'aprenentatge al món digital canvia cada dia i això fa que el cervell mai no estigui a la seva zona de confort, descansant," diu. "Els treballadors gaudeixen fent allò que millor dominen i si se'ls va sobrecarregant de tasques que no domina també, es va generant d'un estrès i una tensió que acaba desgastant i que pot derivar en una ansietat més greu", desenvolupa Sánchez de Miguel.
En la mateixa línia, Olga Garrido, psicòloga, apunta que "la multitasca ens fa certa sensació de control, d'estar avançant en diverses coses." Però és fictícia perquè "al final, ens fa perdre productivitat". "Ens porta més temps fer alguna cosa, ens sentim menys eficients, això ens genera estrès, ansietat, depressió, estrès crònic, desgast emocional i, a la fi, burnout", alerta.
Consells pràctics
Per evitar que tot això passi, les expertes entrevistades coincideixen en una sèrie de consells que es resumeixen en dues paraules: límits i organització. Quant als límits, Parra ja advertia de la necessitat de posar-los-hi a l'empresa quan et comença a carregar de tasques, però del costat oposat és necessari "que les tasques i les prioritats estiguin ben establerts des d'un inici", segons Garrido. En equilibri, no obstant això, Garrido apunta a "respectar l'autonomia" del treballador i no donar-li gaires tasques alhora, sempre que es pugui organitzar.
També des del punt de vista de l'empresa, Garrido apunta a la necessitat de "deixar temps per a la concentració i el focus" al treballador. Per a Ana Sánchez de Miguel, el principal que ha de fer una empresa és "educar els líders" perquè siguin capaços d'organitzar a l'equip i, sobretot, de dur a terme "un lideratge emocional" que tingui en compte que les empreses "treballen amb material sensible, que són les persones." "Amb la immediatesa, estem acostumats a demanar les coses al moment, ja sigui el lliurament del paquet, el menjar a domicili. Això s'aplica en el món del treball i hi ha caps que són incapaços de veure la diferència entre una màquina i una persona, per òbvia que sigui", aporta Sánchez de Miguel, que també veu positiu incorporar teràpia psicològica i avaluació de l'organització dins dels equips de treball.
En la línia de Sandra Parra, Sánchez de Miguel apunta a la "gestió emocional" i als límits a l'hora de repassar què pot fer un treballador contra el multitasking. "Això no és en la meva descripció del lloc de treball és una frase que funciona molt als que es rebel·len contra la multitasca", apunta Sánchez de Miguel. Tècniques d'organització com treballar per blocs de 20 minuts amb descansos de cinc, diferenciant molt bé quin moment són, per exemple, per redactar informes o per escriure correus, són també bons mètodes perquè el malson del multitasking no es mengi la teva productivitat i la teva salut mental.