Les oficines han incorporat el teletreball i, fins i tot els mateixos governs, han introduït canvis legislatius en la manera d'entendre aquesta després de la pandèmia derivada de la covid l'any 2020. Ara bé, la combinació de tenir jornades laborals des de casa amb les d'oficina de tota la vida també han comportat una segona derivada: la reconversió dels espais fixats per a les empreses, l'oficina de tota la vida. I amb l'objectiu de seguir oferint espais de trobada, però més limitats en temps i nombre de persones neixen els espais de treball flexibles que també es coneixen sota el seu anglicisme de flex office.
Trencant estructures
El flex office, també coneguda com desk sharing, s'adapta a l'organització laboral actual per satisfer les necessitats d'autonomia i flexibilitat dels empleats. Implantar flex office dins d'una empresa és beneficiós per als treballadors, però també per a la pròpia empresa. Es basa en una nova forma d'organització de les estacions de treball per als empleats. En l'estructura organitzativa tradicional, l'empleat està assignat a un lloc fix, ja sigui en espai obert o en una oficina tancada. A flex office, l'espai de treball es distribueix segons l'ús. Per tant, l'empleat anirà a la zona que millor s'adapti a la tasca que ha de realitzar. La flex office és un espai de treball disposat perquè els empleats treballin en condicions òptimes. Això implica una adequada distribució de l'espai, incloent-hi despatxos de treball, lavabo, sales de reunions, menjador, etc. En aquest entorn, la nomadització dels empleats està, doncs, directament lligada a la seva activitat i al seu estat d'ànim del moment per tal de maximitzar la seva productivitat.
Avantatges i inconvenients
Aquest concepte s'entén no tant com una tendència senzilla, sinó una autèntica evolució. Aquesta nova distribució d'oficines és un fenomen revolucionari que subratlla el pas d'una economia de propietat a una economia d'ús. Es pot suposar que les oficines fixes aniran desapareixent gradualment, un procés probablement accelerat per la pandèmia, que està empenyent els empleats a treballar a distància. Els estudis han demostrat que molts d'ells han desenvolupat el gust per la flexibilitat a la feina, en benefici d'altres maneres de consumir espais de treball, com optar per una oficina flexible. Davant d'aquest fenomen, ja hi ha detractors i favorables al canvi. Els beneficis són: reducció de costos: l'espai requerit mitjà que ocupen les estacions de treball d'una empresa és molt més petit quan es treballa a l'oficina flexible, el que resulta en menors costos de lloguer de l'espai de treball. També un impuls a la creativitat: s'ha comprovat que poder treballar amb llibertat i sortir de la rutina facilita que els treballadors trobin noves perspectives i idees. I de retruc, millora de la productivitat: el fet de poder escollir un espai de treball en el qual ens sentim còmodes repercuteix directament en la millora de la qualitat de vida a la feina, que al seu torn millora la nostra productivitat. Per acabar, també es donen menys limitacions, més espais col·laboratius: la multiplicació d'espais comuns i col·laboratius afavoreix els intercanvis entre equips transversals, millorant la coordinació dels equips i facilitant els projectes d'equip.
Ara bé, cal tenir en compte els aspectes negatius o a tenir en compte. Per exemple, la importància del sentit de l'organització: el dia a dia quan no es disposa d'un despatx dedicat requereix un major sentit de l'organització, ja sigui per preparar espais de reunió amb equips amb antelació, reservar una sala de reunions, etc. El problema de subestimar la taxa d'ocupació: les empreses que utilitzen oficines flexibles tendeixen a subestimar la taxa d'ocupació, que ha sobrecarregat els espais de treball. I com això no permet als empleats treballar còmodament, a més de contrariar les mesures sanitàries durant una pandèmia.
212.000 metres quadrats, a Barcelona
A Espanya, una de les abanderades d'aquest canvi és Barcelona, on l'ocupació d'espais flexibles ja se situa en el 85% el tercer trimestre del 2022, amb un increment de 15 punts bàsics respecte al 2021. Actualment, Barcelona té un estoc flex de 212.000 metres quadrats, amb un total de 21.200 llocs de feina. Aquest any, els espais flexibles han augmentat la presència a Barcelona, passant del 2,7% del 2021 al 3,3% actual, i han mantingut també una tendència de contractació positiva. Una de les últimes en sumar-se a la cursa per conquerir aquest mercat a casa nostra és Lexington. L'empresa d'espais de treball flexibles ha llogat 2.080 metres quadrats d'oficines a L'illa Diagonal per establir-ne la nova ubicació a la ciutat comtal.
L'operació ha estat assessorada exclusivament per CBRE, primera companyia internacional de consultoria i serveis immobiliaris. En concret, Lexington ha llogat la planta 4a i 5a de l'edifici, de 1.040 metres quadrats cadascuna i propietat d'un family office català. L'immoble està actualment en un procés de reformes per adaptar-se als estàndards del mercat que està previst que finalitzi el primer semestre del 2023. CBRE és també l'encarregada del disseny i l'obra del projecte d'implantació. “Per nosaltres era fonamental expandir el nostre model d'espais flexibles a Barcelona. Amb aquesta nova obertura vam arrencar el 2023 amb 16.200 metres quadrats en explotació i amb previsions d'assolir els 20.000 al tancament d'exercici”, ha assegurat el CEO de Lexington, David Vega. Lexington es va fundar el 1981 i és la companyia pionera del sector d'espais de treball flexibles a Espanya. Actualment compta amb diverses ubicacions a les principals zones financeres tant de Barcelona, com també Madrid.
En darrer terme, cal diferenciar el flex office del coworking ja que aquest últim va dirigit més a un perfil individual lligat a freelance i que no requereixen d'una estructura tan compartida i uniformal com dona un flex office a una empresa de múltiples treballadors. Els espais flexibles són inclusius i permeten a una empresa construir la seva pròpia cultura d'oficina, cosa que és difícil de fer amb el coworking o les oficines de dia on una empresa ha d'interactuar i compartir espai de treball. amb 10, 20 o 30 empreses més. Els espais flexibles també són avantatjosos perquè proporcionen a les empreses molta flexibilitat en el lloguer, des d'un mes fins a tres anys.