Poca gente piensa que un mal día, un inspector de Hacienda pueda llamar a su puerta o, lo que es más frecuente, que la Agencia Tributaria nos solicite la aclaración de alguna operación de la que no tenga constancia y que haya despertado sus sospechas. Eso no significa que se nos acuse de fraude, simplemente puede ser un error o una simple omisión que, si es voluntaria, se saldará con el reintegro de las cantidades dejadas de ingresar y los correspondientes recargos. Con un poco de suerte, ahí se quedará la cosa y no habrá una sanción que, si se ha derivado de una acción no tan inocente, casi con toda seguridad nos tocará pagar.

Pero esa sorpresa puede ser aterradora, si la reclamación fiscal no se refiere a la última declaración de la renta -en estos momentos la relativa al ejercicio fiscal de 2023- sino de años anteriores. Y, ¿de cuántos años atrás estamos hablando? Nada menos que de cuatro, lo que exige que guardemos toda la documentación que hemos utilizado para hacer nuestra declaración de los últimos cuatro años. Y, ¿por qué cuatro y no tres o cinco? Pues porque en temas fiscales, las sanciones, incluso los delitos fiscales, prescriben a los cuatro años; es decir, si Haciendo no nos ha reclamado un error o no tan error de hace más de cuatro años, el caso se da por cerrado.

Esto es lo que explica que cuando en las noticias se acusa de fraude fiscal a algún personaje famoso, oímos que se le reclama las declaraciones de un número limitado de años, a pesar de que Hacienda tenga constancia de que les han hurtado dinero. Y la palabra que escucharemos es: prescrito.

¡Ojo! Que también tiene su parte positiva, porque también nosotros como contribuyentes podemos pedir a Hacienda que nos devuelva dinero si consideramos que algo se nos ha pasado por alto a la hora de hacer la declaración. Es lo que se conoce como una “paralela”.

Y, en la práctica, ¿qué supone la prescripción a los cuatro años? Pues que deberemos guardar todas las facturas, ingresos, nóminas, extractos bancarios, recibos de compra o de venta de acciones o cualquier otro papel que demuestre que los datos que hemos usado para rellenar todas las casillas de la declaración de la Renta están respaldados documentalmente. Una obligación especialmente importante para los autónomos, que tienen muchas más operaciones con efectos fiscales y, además, que además del riesgo de una inspección por el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF), pueden incurrir en problemas con el Impuesto de Valor Añadido (IVA).

Obligación legal

Y como es conocido, el desconocimiento de la ley no exime de su cumplimiento y, en este caso, la obligación queda marcada en el Reglamento del IRPF en su artículo 68: Obligaciones formales, contables y registrales que dice:

“Los contribuyentes del impuesto sobre la renta de las personas físicas estarán obligados a conservar, durante el plazo máximo de prescripción, los justificantes y documentos acreditativos de las operaciones, rentas, gastos, ingresos, reducciones y deducciones de cualquier tipo que deban constar en sus declaraciones, a aportarlos juntamente con las declaraciones del Impuesto, cuando así se establezca y a exhibirlos ante los órganos competentes de la Administración tributaria, cuando sean requeridos al efecto”. Y para los que todavía les queden dudas, la prescripción a los cuatro años viene regulada en el 66 de la Ley General Tributaria. Todo muy clarito.

Una obligación que se detalle y amplía para los autónomos: Los contribuyentes que desarrollen actividades empresariales cuyo rendimiento se determine en la modalidad normal del método de estimación directa, estarán obligados a llevar contabilidad ajustada a lo dispuesto en el Código de Comercio. No obstante lo dispuesto en el apartado anterior, cuando la actividad empresarial realizada no tenga carácter mercantil, de acuerdo con el Código de Comercio, las obligaciones contables se limitarán a la llevanza de los siguientes libros registros:

a) Libro registro de ventas e ingresos.

b) Libro registro de compras y gastos.

c) Libro registro de bienes de inversión.

Casos excepcionales

Algunas operaciones económicas se consideran excepcionales, por lo que se amplía el periodo de prescripción, lo que nos obligará a guardar la documentación más tiempo. Algunos de esos casos son:

  • Escrituras de compra de inmuebles junto a sus facturas e impuestos.
  • Amortizaciones de mobiliario de pisos o locales alquilados.
  • Compensación de pérdidas y rendimientos negativos que se deben aplicar en posteriores ejercicios.
  • Deducción por adquisición de una vivienda.
  • Todas las facturas relacionadas con la actividad por parte de los autónomos.
  • Reinversión en rentas en personas mayores de 65 años.

Declaración del IVA

En el caso del IVA, la web de la Agencia Tributaria matiza que los empresarios y profesionales deberán expedir y entregar facturas y conservar las facturas (a partir del próximo año en formato digital) y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias durante el plazo de prescripción de 4 años (artículo 29.2, letra e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria y 165. Uno de la Ley 37/1992). Asimismo, deberán conservarse con su contenido original, ordenadamente y durante el plazo que establece la Ley General Tributaria, los siguientes documentos:

  • Facturas recibidas.
  • Copias o matrices de las facturas expedidas.
  • Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
  • Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquel, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.