Este mes de mayo, España cumplió 5 años desde que se empezó a obligar a registrar la hora de entrada y de salida en el trabajo. La buena noticia es que esta es una práctica generalizada que ayuda a controlar los excesos de jornada y la mala, que aún hay 130 millones de horas extra cada año que no se pagan, con cifras de 2023, resultado de multiplicar por las 50 semanas del año la media de 2,5 millones de horas extra semanales sin pagar de la Encuesta de Población Activa (EPA) de 2023. 

El magistrado de lo social en Sevilla y profesor de Derecho Laboral en la Universitat Oberta de Catalunya, Carlos Javier Galán, apunta a que “sigue habiendo mucho nivel de incumplimiento” pero celebra el marco sancionador que permite su obligatoriedad. “A los jueces nos está sirviendo para condenar a las empresas a pagar las horas extraordinarias no solo cuando el registro pone de manifiesto la existencia de horas no abonadas, sino también cuando hay indicios de exceso de jornada y la empresa no cumple con su obligación de aportar el registro que le requerimos”, explica. 

“Sí que hay algunas demandas de pago de horas extraordinarias que se fundamentan precisamente en el registro, en las que se revela como un instrumento útil. Pero, sobre todo, traslada la obligación de prueba a la empresa porque, si no aporta el registro o no lo aporta conforme exige la norma, nos permite condenarla. Antes de que se estableciera este registro, las personas trabajadoras tenían muy complicado probar las horas extraordinarias en los juzgados y hoy esa situación creo que se ha corregido en buena medida”, desarrolla Galán.

En efecto, en 2023 la inspección de Trabajo impuso multas por un total de 15,5 millones de euros por incumplimientos de jornada y extras sin pagar, con 14.292 infracciones en total, un 45% más que en 2022. Las sanciones por horas extras sin pagar van de los 750 a los 7.500 euros, mientras que las multas por no cumplir registro horario van de los 60 a los 187.000 euros. 

En el último trimestre, 354.000 trabajadores realizaron horas extras sin pagar, casi un 40% del total de trabajadores, 899.000, que aseguraban realizar horas extra en la Encuesta de Población Activa (EPA) del Instituto Nacional de Estadística. Para sumar 2,5 millones de horas extra sin pagar a la semana, cada persona trabajaría 7 horas extra sin cobrarla.  

Cambios propuestos por Trabajo

La ministra de Trabajo, Yolanda Díaz, ha planteado a sindicatos y patronal que de la mano de la reducción de jornada a 37,5 horas se mejore el registro horario, de forma que sea remoto y permita también a los teletrabajadores reflejar fielmente su jornada.

La secretaria de Acción Sindical y Transiciones Justas de Comisiones Obreras en Catalunya, Cristina Torre, recuerda que la ley que obliga nació de una sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) por un incumplimiento en el sector financiero. 

“En aquel momento, en 2018, se hablaba de 2,8 millones de horas extra sin pagar por trimestre y estamos en cifras similares”, alerta Torre, que pide “mejoras” en un sistema de registro que “no acaba de funcionar”. La sindicalista advierte de que los sistemas telemáticos que utilizan las empresas no tienen comunicación directa con el ministerio y que se podría establecer algún registro oficial que ofreciera los datos de manera oficial y directa con las administraciones públicas. La Inteligencia Artificial, defiende, podría facilitar esta comunicación directa.

Faltan, además, inspectores de trabajo y “una mayor estabilidad laboral en el sector público”, alerta Torre, condiciones necesarias para llevar a cabo los sistemas de control y sanción. “Tampoco puede salir más barato la multa que no pagar las extras”, completa. 

Las posibilidades más allá del registro

Entre las empresas que se dedican al registro horario, el grupo SPEC lo hacía ya desde mucho antes de que la ley obligara: nacida hace 47 años, se dedicaba inicialmente sobre todo a la industria, donde fichar es habitual desde hace mucho. Con 13.000 instalaciones en más de 40 países y 8 oficinas en España, su principal mercado, SPEC factura cerca de 9 millones anuales. 

Para su CEO, Marcelo dos Reis, “existen dos tipos de empresas, las que hacen el registro horario para cumplir la ley y las que ven una eficiencia en ello”. Y cree que, pese a las reticencias iniciales, el control horario se acaba imponiendo y “las empresas acaban comprobando que existe un potencial mucho más allá”. 

Se explica: “Al principio, las empresas acceden a softwares como el nuestro para cumplir la ley. Pero los sistemas se van perfeccionando, incorporarán la Inteligencia Artificial y te sirven para planificar turnos futuros”. Defiende, además, que los softwares facilitan más la fiabilidad de los datos a la hora de conservarlos que los casos en que el registro queda en papel. 

Como ejemplo, pone sistemas muy complejos como los hospitales, donde existen turnos muy largos y muchos tipos de trabajo a coordinar. “Un sistema informático de control de turnos permite que se puedan hacer cambios de turnos a futuro si hay algún problema sin necesidad de acudir a Recursos Humanos”, explica Dos Reis, convencido de que además las estadísticas e información que ofrece el sistema ayuda a optimizar la productividad y planificación a futuro. 

Mayor vigilancia y seguimiento

El magistrado Galán valor como “imprescindible” la obligación de registro horario, de forma que el pago de extras no está sujeto a “una prueba imposible”. Y de cara a las modificaciones, alerta del riesgo de que la propuesta de modificación electrónica suponga “una carga extra de trabajo” para las pimes, mientras que pide mayor nivel de concreción “en cuanto a los requisitos” para que un registro horario sea válido. 

“Haría falta mayor vigilancia y seguimiento por parte de la Inspección, pero con la plantilla que tiene la misma y el crecimiento de las obligaciones laborales, no dan abasto”, añade Galán, que también opina que “no estaría mal establecer en la ley alguna presunción para caso de incumplimiento: si la empresa no implanta el registro obligatorio, no le voy a pedir al trabajador que me pruebe las horas extras que haya hecho, porque la empresa no puede beneficiarse de su propio incumplimiento”. “Esto lo están haciendo la mayoría de tribunales, pero si se incorporase al texto legal sería más fiable”, añade.

Cinco años después de su instauración, “sigue estando pendiente que las posibilidades de desarrollo que ofrecía la norma al remitirse a la negociación colectiva, para concretar sistemas adecuados adaptados a la realidad de cada sector", apunta Galán, que también cree que los sindicatos "deberían informar bien a los trabajadores sobre cómo actuar ante las exigencias de algunas empresas para que cumplimenten horarios de entrada y de salida que no responden a la realidad".