Ese correo que te queda por enviar y que escribes en mitad de la reunión que se alarga demasiado. El Excel por rellenar. El informe por presentar. La edición de la foto para incorporarla al informe y el vídeo de redes que, desde que se fue el community manager, te toca a hacer a ti. La multitarea o multitasking es un requisito muy habitual en las empresas (basta con poner esa palabra en el buscador de LinkedIn para comprobarlo), pero, sorpresa, desgasta, te quema, y además es imposible, no existe, una pesadilla fantasmagórica que aterroriza en la oficina. "No podemos hacer varias cosas a la vez. La atención se tiene que centrar en algo. Cuando nos creemos que hacemos multitarea lo que hacemos es cambiar muy rápido de tarea, pero para cambiar de foco necesitamos un pequeño tiempo de adaptación y ahí perdemos productividad", analiza la psicóloga experta en burnout Olga Garrido. "Es insostenible: el trabajador se quema o se va", remata Ana Sánchez de Miguel, directora de Recursos Humanos de Cigna Healthcare en España.
La empresa en la que trabaja, una multinacional estadounidense de seguros médicos en las empresas que factura 180.000 millones anualmente y 145 en España, y que cuenta con 190 millones de asegurados y 215.000 en el estado español, ha realizado un estudio que alerta de los riesgos para la salud de las personas que realizan múltiples tareas. Según este estudio, un 22,6% de los españoles no pueden concentrarse en las tareas como consecuencia del estrés y son varios los expertos que lo vinculan al multitasking, que, por otra parte, la Asociación Estadounidense de Psicología relacionó con una disminución de la productividad del 40%.
La ciencia, además, hace años que ha demostrado con múltiples estudios que no es posible hacer dos cosas al mismo tiempo, "a no ser que no compitan entre sí, como caminar y hablar", apunta la también psicóloga experta en recursos humanos Sandra Parra. "No puedes enviar un correo y llamar por teléfono a la vez. Se puede intentar, pero es inasumible. Por eso hay gente en las reuniones que no está, porque está enviando mails o respondiendo no sé qué. ¿De qué te sirve que esa persona esté en la reunión si está haciendo otra cosa?", completa Parra.
La psicóloga ve "una tendencia a los perfiles generalistas" que acaba fomentando este tipo de trabajos. "Por ejemplo, yo, que paso tiempo en LinkedIn, veo las ofertas de trabajo para community manager, que es un cajón de sastre. Tiene que publicar en redes, responder a mensajes, editar fotos y vídeos... Es imposible que alguien pueda hacer tantas cosas. Las empresas piden este tipo de perfiles para ahorrarse dinero y ¡las ofertas son larguísimas! Te preguntas: ¿esto es para una persona o para cuántas?", reflexiona Parra.
"Nadie le pediría a un pintor que envíe un correo mientras pinta un cuadro, pero en los trabajos de oficina, que son muy de interactuar, se da por normal", completa Parra, que ve "absurdo que busques hacer algo que es sabido que tu cerebro no puede hacer". "Una persona que tiene mucha ansiedad o mucho estrés, además, está pensando en esa preocupación y es muy difícil prestar atención a otras cosas, al trabajo que estás haciendo y a lo nervioso que estás. Nuestros recursos son limitados", añade.
Experto en nada
Para evitar que esto pase, Parra cree que es importante para el trabajador "poner límites cuando llegas a una empresa". "Al principio te cuesta decir que no, porque quieres quedar bien, y vas sumando cosas, rompiendo dinámicas de trabajo con tareas nuevas e interrupciones. Y arreglarlo es complicado. Puedes hablarlo con tu superior, pero es más complicado hacerlo en ese punto que si de entrada estableces ciertos límites", reflexiona. "Llega un momento que la persona peta y el superior se pregunta: ¿cómo es que ahora no puedes hacerlo? Y en realidad no es que la persona ha podido hacerlo todo a la vez de manera ideal, sino que lo ha manejado cómo ha podido hasta que el cuerpo ha aguantado", abunda Parra.
De nuevo desde Cigna, Ana Sánchez de Miguel recuerda que "uno puede cubrir otras áreas durante unas vacaciones de un compañero, durante una baja, pero lo ideal es que te lleven a tu área de competencia, tener un área de expertise donde tú floreces y con tareas que te gustan más". "Estamos forzando mucho las cosas y a las nuevas generaciones esto no les interesa, por eso no se quedan en ningún lado. No tienen apego y se marchan", lanza Sánchez de Miguel, que cree que la multitarea "es para los chatbots, no para las personas". "El multitasking no es sostenible. El trabajador se te rompe o se te va. Si haces multitasking, nunca vas a ser el referente en nada y tu cerebro nunca va a estar en su zona de confort, va a estar siempre en alerta", concluye.
La secretaria de dirección es, según la experiencia de Sánchez de Miguel, un viejo ejemplo de multitasking que sigue activo. "El directivo quiere a alguien que le valga para todo. A este colectivo se les presupone una disponilbilidad de 24/7, desde servir cafés hasta hacer una reserva para el cine. Es una pésima utilización del multitasking en la que las trabajadoras, además mujeres en la mayoría de los casos, crean vínculos insanos con los jefes, en contacto todo el día, y muchas veces optan por personas sin familia. ¿En qué estamos convirtiendo a las secretarias? ¿En mujeres para todo?", lanza.
La multitarea en la oficina se multiplica ante la necesidad de trabajar con múltiples aplicaciones y softwares, "el agotamiento digital existe", apunta Sánchez de Miguel. "La curva de aprendizaje en el mundo digital cambia cada día y eso hace que el cerebro nunca esté en su zona de confort, descansando", dice. "Los trabajadores disfrutan haciendo aquello que mejor dominan y si se les va sobrecargando de tareas que no domina también, se va generando un estrés y una tensión que acaba desgastando y que puede derivar en una ansiedad más grave", desarrolla Sánchez de Miguel.
En la misma línea, Olga Garrido, psicóloga, apunta que "la multitarea nos da cierta sensación de control, de estar avanzando en varias cosas". Pero es ficticia porque "al final, nos hace perder productividad". "Nos lleva más tiempo hacer algo, nos sentimos menos eficientes, eso nos genera estrés, ansiedad, depresión, estrés crónico, desgaste emocional y, al fin, burnout", alerta.
Consejos prácticos
Para evitar que todo esto pase, las expertas entrevistadas coinciden en una serie de consejos que se resumen en dos palabras: límites y organización. En cuanto a los límites, Parra ya advertía de la necesidad de ponérselos a la empresa cuando te empieza a cargar de tareas, pero del lado opuesto es necesario "que las tareas y las prioridades estén bien establecidos desde un inicio", según Garrido. En equilibrio, no obstante, Garrido apunta a "respetar la autonomía" del trabajador y no darle muchas tareas a la vez, con tal de que se pueda organizar.
También desde el punto de vista de la empresa, Garrido apunta a la necesidad de "dejar tiempo para la concentración y el foco" al trabajador. Para Ana Sánchez de Miguel, lo principal que debe hacer una empresa es "educar a los líderes" para que sean capaces de organizar al equipo y, sobre todo, de llevar a cabo "un liderazgo emocional" que tenga en cuenta que las empresas "trabajan con material sensible, que son las personas". "Con la inmediatez, estamos acostumbrados a pedir las cosas al momento, ya sea la entrega del paquete, la comida a domicilio. Eso se aplica en el mundo del trabajo y hay jefes que son incapaces de ver la diferencia entre una máquina y una persona, por obvia que sea", aporta Sánchez de Miguel, que también ve positivo incorporar terapia psicológica y evaluación de la organización dentro de los equipos de trabajo.
En la línea de Sandra Parra, Sánchez de Miguel apunta a la "gestión emocional" y a los límites a la hora de repasar qué puede hacer un trabajador contra el multitasking. "Esto no está en mi descripción del puesto de trabajo es una frase que funciona mucho a los que se rebelan contra la multitarea", apunta Sánchez de Miguel. Técnicas de organización como trabajar por bloques de 20 minutos con descansos de cinco, diferenciando muy bien qué momento son, por ejemplo, para redactar informes o para escribir correos, son también buenos métodos para que la pesadilla del multitasking no se coma tu productividad y tu salud mental.