El Ministerio de Trabajo ha anunciado que pretende realizar algún cambio en la regulación del sistema de registro de la jornada de trabajo. Existen razones que justifican hacer un balance de la regulación existente en estos momentos, para abordar su deficiente funcionamiento en la práctica en las empresas, por cuanto que permite con facilidad que el registro refleje la realización de un número inferior de las horas de trabajo que efectivamente se realizan, no existe capacidad de control efectivo por parte de la Inspección de Trabajo de las irregularidades en el registro, al mismo tiempo que se echan en falta reglas de garantía de la protección de datos personales de los trabajadores en la gestión de los archivos correspondientes.

El punto de partida, en torno a diez años atrás, se encontraba en una regulación en el Estatuto de los Trabajadores que provocó una lectura formalista del Tribunal Supremo, que no exigía el registro de la jornada ordinaria de trabajo de los trabajadores a tiempo completo, lo que estaba permitiendo con facilidad diversos incumplimientos de los límites legalmente establecidos en materia de tiempo de trabajo, tanto de su cantidad como de su distribución. Esta interpretación provocó una doble reacción en el año 2019, primero de carácter legal y segundo de naturaleza judicial. La reacción legal consistió en la introducción en el Estatuto de los Trabajadores de la obligatoriedad del registro de la jornada de trabajo, tanto ordinaria como extraordinaria, para todos los trabajadores, tanto a tiempo completo como a tiempo parcial.

La reacción judicial se produjo por una sentencia de la Gran Sala del Tribunal de Justicia de la Unión Europea, que consideró que la Directiva sobre ordenación del tiempo de trabajo impone a los empresarios la obligación de establecer un sistema que permita computar la jornada laboral realizada por cada trabajador. Incluso entró en el detalle de ese sistema, considerando que tenía que ser necesariamente “accesible”, “objetivo” y “fiable”, para conocer con exactitud el número de horas de trabajo diario y semanal para poder comprobar el cumplimiento de las reglas relativas a la duración máxima del tiempo de trabajo semanal, así como los períodos mínimos de descanso diario y semanal.

No existe capacidad de control efectivo por parte de la Inspección de Trabajo de las irregularidades en el registro horario

Estos cambios provocaron una importante generalización de los sistemas de registro horario. No obstante, con el tiempo la regulación establecida empieza a manifestar sus insuficiencias, existiendo indicios de que no se ha universalizado el cumplimiento de la obligación de registro horario en todas las empresas y actividades, del mismo modo que en muchas ocasiones se efectúa en términos más aparentes que reales, con distorsiones entre lo que se refleja en los documentos de registro oficial y las jornadas efectivamente realizadas.

El talón de Aquiles de la regulación actual se encuentra en el hecho de que el Estatuto de los Trabajadores no establece ninguna modalidad precisa de registro, admitiéndose cualquiera, remitiéndose a la negociación colectiva o, en su defecto, a la decisión del empresario el modo de organizar y documentar el registro. Se trata de una remisión que otorga plena libertad en el diseño del sistema, sin establecer ninguna pauta orientativa. De este modo, se admite el registro en papel fácilmente manipulable, no se garantiza que se redacte diariamente en el momento de ejecución del trabajo, ni que refleje efectivamente el trabajo realizado. A tenor de ello, el Tribunal Supremo ha llegado a admitir como lícito que un sistema de registro informático que presenta riesgo de manipulación, dado que a su juicio ese riesgo “no puede erigirse como absolutamente determinante de la validez o ilegalidad del sistema de registro que ha sido pactado entre las empresas y los representantes legales de los trabajadores”.

Se admite el registro en papel fácilmente manipulable, no se garantiza que se redacte diariamente en el momento de ejecución del trabajo

El resultado más elocuente de este sistema se detecta en el alto número de horas extraordinarias realizadas, que hace presumir que en muchas empresas y concretos sectores se superan el máximo de las 80 horas extraordinaria anuales permitidas. Según la última EPA del cuarto trimestre de 2024, se vienen a realizar en total del orden de 6,34 millones de horas extraordinarias a la semana, unos 280 millones de horas extraordinarias al año. Si se tiene en cuenta que son del orden de 900.000 los trabajadores que realizan horas extraordinarias, la media por trabajador supera con creces la cifra admitida de realización de horas extras anuales. Por añadidura, también según la EPA, el 39 % de estas horas extras no son retribuidas, existiendo del orden de 480.000 trabajadores que solo realizan horas extraordinarias no pagadas. Complementariamente a lo anterior, aunque sin datos estadísticos precisos, existen indicios razonables para presumir que, entre los trabajadores a tiempo parcial, se realizan jornadas ordinarias y complementarias superiores a las reflejadas formalmente en el contrato y en los registros de jornada.

A la vista de todo lo anterior, lo que parece imprescindible es que la actual regulación en el Estatuto de los Trabajadores debería recoger los tres requisitos exigidos por el Tribunal de Luxemburgo, en el sentido de que la forma de realizar el registro debe ser objetiva, fiable y accesible. Sin perjuicio de que fuese una regulación flexible que permitiese una adecuada adaptación a las peculiaridades de empresas, actividades y trabajadores, la regulación legal debería establecer unos criterios lo suficientemente precisos como para que se proporcione seguridad jurídica en cuanto a que efectivamente el método elegido cumpla con los tres requisitos. Por ejemplo, a la vista del generalizado desarrollo de los procedimientos informáticos, deberían excluirse los registros en papel, salvo para las empresas más pequeñas, con garantías de inalterabilidad de los programas, de capacidad de comprobación del momento en el que se ha efectuado el registro, incluso en las grandes empresas de posible control on line del registro por parte de la Inspección de Trabajo.

El registro y archivo de los datos

Por último, nada se contempla en la regulación actual en relación con el modo como se registran y se archivan los datos, más allá de indicar que la empresa debe conservar los registros durante 4 años, permaneciendo a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. Lo que más se echa en falta es el establecimiento de ciertas pautas de garantía de la protección de datos personales, en la línea de lo exigido hoy en día por la normativa europea. Por ello, los cambios en esta materia deberían tomar en consideración los actuales desafíos que plantean ciertas tecnologías que podrían poner en riesgo el derecho a la intimidad.

Así, a título de ejemplo, destaca la importancia del criterio reciente expresado por la Agencia Española de Protección de Datos, bastante restrictivo, respecto de la posibilidad de utilización como forma de control del horario de trabajo de sistemas de verificación a través de datos biométricos: huella dactilar, reconocimiento facial, del iris, la voz, etc. Partiendo la Agencia de la idea de que la utilización de tecnologías biométricas de identificación y autenticación en el control de presencia supone un tratamiento de alto riesgo que incluye categorías especiales de datos, exige un número de requisitos y establece límites de tal magnitud, que conducen a la conclusión de que en la práctica casi se excluye su uso a efectos del registro de la jornada de trabajo, especialmente teniendo en cuenta que tan eficaces pueden resultar otros medios alternativos. La normativa laboral debería tomar nota de esta posición de la Agencia, para volcarla en el texto de la ley.

En definitiva, es necesario que la nueva normativa precise qué tipo de usos no serían admisibles, cuáles entre los admisibles serían especialmente sensibles y deberían quedar estrictamente condicionados, incluso con carácter general que garantías frente a la protección de datos deben tener todos los registros que deben conservarse por la empresa durante el tiempo establecido.