Una de les principals causes d'estrès i saturació en el treball i la vida en general és l'acumulació de responsabilitats i tasques pendents. Arribes al matí i tens les cinquanta coses previstes a l'agenda, més unes altres cinquanta d'imprevistes, la quota diària d'interrupcions... i així no es pot treballar. Per sort, una eina com la matriu d'Eisenhower ens ajudarà a discriminar i guanyar eficàcia en aquest caos. Perquè, al final, el problema no és tant el volum de tasques pendents com errar l'ordre de prioritats en realitzar-les.
⏱ Domina el rellotge: 7 tècniques per gestionar el temps que enfortiran el teu lideratge
💪 Desbloqueja el teu potencial: 6 hàbits per ser més productiu que et seran de gran ajuda
Què és la matriu d'Eisenhower i en què consisteix
Tot va començar amb un discurs que va donar el 1954 el 34è president dels Estats Units, Dwight D. Eisenhower, en el que va dir:
"Tinc dos tipus de problemes, els urgents i els importants. Els urgents no solen ser importants, i els importants mai no són urgents".
L'expert en administració d'empreses Stephen Covey, conferenciant i autor del supervendes Els set hàbits de les persones altament efectives, va agafar aquesta frase d'Eisenhower i la va utilitzar per dissenyar la matriu que porta el seu nom, i que és un sistema molt pràctic per discriminar i organitzar les tasques depenent de la seva urgència i la seva importància. I el millor és que una matriu d'Eisenhower és molt fàcil de fer... si aprens a distingir bé.
La matriu d'Eisenhower i com distingir l'urgent de l'important
El nostre bloqueig davant d'una allau de tasques, o la nostra saturació per no acabar-les mai, ve que sovint no tenim temps per distingir l'urgent de l'important, i treballem de forma desordenada i ineficaç.
Una tasca urgent és aquella que requereix la teva atenció immediatament. La que, si no compleixes, passa quelcom desagradable: es venç un termini, un client s'enfada, un cap t'esbronca, o el gerro que acaba de tirar el gat està trencat en mil trossos a terra i algú pot tallar-se.
Una tasca important és aquella el resultat de la qual tindrà un gran impacte. Una cosa que compta a llarg termini: pot ser un projecte a un any vista, la cerca de clients i contactes comercials per fer créixer el teu negoci, o acabar un llibre. Aprendre a distingir entre ambdós tipus de tasques és la part fonamental de l'organització diària, i la base de la matriu d'Eisenhower.
Com es fa una matriu d'Eisenhower
Has de dibuixar dues columnes, creuades amb dues files, de manera que quedi un quadre amb quatre quadrants.
- La primera columna és l'urgent, i la segona el no urgent.
- La primera fila és l'important, i la segona el no important.
Així, aconseguim els següents quatre quadrants:
Quadrant 1: l'urgent i important 👉 FER
Aquestes són les tasques que mereixen tota la teva atenció: aquelles amb efectes importants a llarg termini, i que a més tenen terminis propers o cal resoldre de manera immediata.
Quadrant 2: el no urgent i important 👉 PROGRAMAR
Aquestes tasques no tenen un termini aclaparador a sobre, però no pots oblidar-te'n perquè són rellevants per als teus objectius. Per tant, has de programar-les i planificar el temps que podràs dedicar més endavant, quan l'urgent et deixi espai.
Quadrant 3: l'urgent i no important 👉 DELEGAR
Sovint hi ha tasques que són urgents, que s'han de fer, però són més aviat molèsties per a tu perquè no requereixen les teves habilitats específiques, i qualsevol altra persona podria fer-les. En aquests casos, és adequat delegar-les en altres persones del teu equip.
Quadrant 4: el no urgent i no important 👉 DESCARTAR
Aquí és el final de la cua. Aquelles tasques que ni importen gran cosa ni tenen cap urgència. Normalment, tampoc no porten massa temps.
Consells per fer la teva matriu d'Eisenhower
Ara, posa't a fer llistes de tasques i ves classificant-ne cada una al seu quadrant. Idees a tenir en compte:
- És millor separar una matriu d'Eisenhower professional d'una de personal. Això sobretot per als que treballen a casa, i s'enfronten al mateix temps a un projecte, a un client, a un nen malalt o a la rentadora que ja ha acabat.
- Limita les tasques que posaràs a cada quadrant. Si en poses massa t'atabalaràs igual, i de tota manera, és impossible que ho facis tot, per la qual cosa hi ha algunes tasques que han de posposar-se tant sí com no.
- De vegades és millor començar pel quadrant 4 que per l'1. Si les tasques a eliminar són ràpides, treu-te-les de sobre, i així pots tornar al quadrant de l'important i l'urgent amb el 100% de la teva atenció.
Prova de fer una matriu d'Eisenhower i veuràs com amb aquesta manera d'organitzar les tasques ganes eficàcia i control sobre la muntanya de responsabilitats diàries.