Data de la primavera de l'any passat, però continua vigent: el 70% de les reunions que es fan en les empreses no serveixen per a res i podrien haver-se solucionat amb un correu electónico o una trucada. Ho indica un estudi de l'Harvard Business Review que ara recorda Claudia Dulce, Directora d'Extensió i Diplomats de la Universidad del Rosario, a Bogotà. Ho explica aquesta setmana en un article al rotatiu colombià La República.
'Reunionitis'
Segons Dulce, que gestiona també els negocis internacionals de l'esmentada universitat, Occident pateix de "reunionitis crònica" i aquest malament s'ha d'atacar amb urgència perquè "disminueix la productivitat dels equips i afecta el seu flux de treball".
Què proposa?
Segons explica a l'article "el primer és determinar si la reunió és necessària" i, per a això, "és clau identificar si es vol solucionar un problema, prendre decisions, comunicar informació general o construir proposades sobre algun tema, entre altres". Si el missatge a comunicar és complex i hi ha moltes persones implicades, és procedent una reunió. En cas contrari, existiria la possibilitat de resoldre l'assumpte "amb una trucada o un correu" i la reunió no seria necessària. En el cas que la reunió s'hagi de fer|celebrar, assenyala Claudia, cal "construir l'agenda o el minut a minut de la reunió, que a més els ajudarà a saber quant temps podrien invertir en ella. Els principals objectius d'una reunió són alinear a un equip de treball, organitzar i millorar la productivitat, no el contrari".
Amb l'agenda programada, el següent és "informar els participants sobre els temes que es presentaran" perquè "enviïn prèviament el material a discutir". Amb això, "tots podran arribar més preparats per fer preguntes o resoldre dubtes, i fins i tot portar idees llestes". Sobre els participants, Dulce recorre a una fórmula d'Harvard Business Review: vuit persones màxim si es tracta de decidir o resoldre problemes, 18 si es vol abordar una pluja d'idees o un procés de cocreació i, finalment, si es tracta de compartir informació general o notícies especials, cal convidar a la trobada a tots els membres de l'organització. També és aconsellable limitar els desplaçaments al màxim i escollir, si la reunió no pot ser telemàtica, espais físics que tots els participants tinguin relativament a prop. Les intervencions han de taxar-se sempre de manera prèvia i, al final, convé fer una "recapitulació dels temes discutits i els compromisos acordats a través d'una acta o una minuta" que es lliurarà a tots els assistents