El setembre, amb el final de les vacances i mil projectes per reprendre, sol ser mes de reunions en moltes empreses i administracions. En comerços, oficines i fins i tot plantes de producció, rar és el novè mes de l'any en què algú no planteja una reunió de tot l'equip de treball per planificar estratègies, agilitar dinàmiques, programar objectius o assenyalar prioritats. Serveixen per a alguna cosa realment? L'Harvard Business Review, una publicació especialitzada en gestió empresarial que publica puntualment i cada quinze dies l'Harvard Business School des de 2022 diu que set de cada deu reunions que es convoquen no serveixen per a res. Patim de reunionitis crònica?
Quanta gent ha de participar en una reunió?
Hi ha una fórmula i, a més, s'ha publicat també en l'Harvard Business Review: vuit persones màxim si es tracta de decidir o resoldre problemes, 18 si es vol abordar una pluja d'idees o un procés de cocreació i, finalment, si es tracta de compartir informació general o notícies especials, cal convidar a la trobada a tots els membres de l'organització. Qualsevol altre format serveix de poc o gens.
Millor sense desplaçaments i amb intervencions temporalment taxades
També és aconsellable limitar els desplaçaments al màxim i escollir, si la reunió no pot ser telemàtica, espais físics que tots els participants tinguin relativament a prop. En el cas de reunions telemàtiques, és necessari que es disposin de materials que garanteixin una distribució correcta del senyal. Les intervencions s'han de taxar sempre de manera prèvia per evitar que algú monopolitzi minuts (o de vegades hores) que no li corresponen. Al final, sempre i segons l'Harvard Business Review, convé fer una "recapitulació dels temes discutits i els compromisos acordats a través d'una acta o una minuta" que es lliurarà a tots els assistents. Evitar reunions, en conte arribi la tardor, serà impossible, però a la teva mà està que siguin profitoses.