Una de las principales causas de estrés y saturación en el trabajo y la vida en general es la acumulación de responsabilidades y tareas pendientes. Llegas por la mañana y tienes las cincuenta cosas previstas en la agenda, más otras cincuenta imprevistas, la cuota diaria de interrupciones… y así no se puede trabajar. Por suerte, una herramienta como la matriz de Eisenhower nos ayudará a discriminar y ganar eficacia en este caos. Porque, al final, el problema no es tanto el volumen de tareas pendientes como errar el orden de prioridades al realizarlas.
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Qué es la matriz de Eisenhower y en qué consiste
Todo empezó con un discurso que dio en 1954 el 34º presidente de los Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, en el que dijo:
“Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no suelen ser importantes, y los importantes nunca son urgentes”.
El experto en administración de empresas Stephen Covey, conferenciante y autor del superventas Los siete hábitos de las personas altamente efectivas, cogió esta frase de Eisenhower y la utilizó para diseñar la matriz que lleva su nombre, y que es un sistema muy práctico para discriminar y organizar las tareas dependiendo de su urgencia y su importancia. Y lo mejor es que una matriz de Eisenhower es muy fácil de hacer... si aprendes a distinguir bien.
La matriz de Eisenhower y cómo distinguir lo urgente de lo importante
Nuestro bloqueo ante un aluvión de tareas, o nuestra saturación al no acabarlas nunca, viene de que a menudo no nos da tiempo a distinguir lo urgente de lo importante, y trabajamos de forma desordenada e ineficaz.
Una tarea urgente es aquella que requiere tu atención de inmediato. La que, si no cumples, ocurre algo desagradable: se vence un plazo, un cliente se enfada, un jefe te abronca, o el jarrón que acaba de tirar el gato está roto en mil pedazos en el suelo y alguien puede cortarse.
Una tarea importante es aquella cuyo resultado tendrá un gran impacto. Algo que cuenta a largo plazo: puede ser un proyecto a un año vista, el buscar clientes y contactos comerciales para hacer crecer tu negocio, o acabar un libro. Aprender a distinguir entre ambos tipos de tareas es la parte fundamental de la organización diaria, y la base de la matriz de Eisenhower.
Cómo se hace una matriz de Eisenhower
Debes dibujar dos columnas, cruzadas con dos filas, de forma que quede un cuadro con cuatro cuadrantes.
- La primera columna es lo urgente, y la segunda lo no urgente.
- La primera fila es lo importante, y la segunda lo no importante.
Así, conseguimos los siguientes cuatro cuadrantes:
Cuadrante 1: lo urgente e importante 👉 HACER
Estas son las tareas que merecen toda tu atención: aquellas con efectos importantes a largo plazo, y que además tienen plazos venciendo o hay que solventar de manera inmediata.
Cuadrante 2: lo no urgente e importante 👉 PROGRAMAR
Estas tareas no tienen un plazo agobiante encima, pero no puedes olvidarte de ellas porque son relevantes para tus objetivos. Por tanto, debes programarlas y planificar el tiempo que necesitas dedicarles más adelante, cuando lo urgente te deje espacio.
Cuadrante 3: lo urgente y no importante 👉 DELEGAR
A menudo hay tareas que son urgentes, que deben hacerse, pero son más bien molestias para ti porque no requieren de tus habilidades específicas, y cualquier otra persona podría hacerlas. En estos casos, lo suyo es delegarlo en otras personas de tu equipo.
Cuadrante 4: lo no urgente y no importante 👉 DESCARTAR
Aquí es el final de la cola. Aquellas tareas que son auténticos incordios porque ni importan gran cosa ni tienen urgencia alguna. Normalmente, tampoco llevan demasiado tiempo.
Consejos para hacer tu matriz de Eisenhower
Ahora, ponte a hacer listas de tareas y ve clasificando cada una en su cuadrante. Ideas a tener en cuenta:
- Es mejor separar una matriz de Eisenhower profesional de una personal. Esto sobre todo para los que trabajan en casa, y se enfrentan al mismo tiempo a un proyecto, a un cliente, a un niño enfermo o a la lavadora que ya ha terminado.
- Limita las tareas que pondrás en cada cuadrante. Si pones demasiadas te agobiarás igual, y de todos modos, es imposible que lo hagas todo, por lo que hay algunas cosas que tienen que posponerse sí o sí.
- A veces es mejor empezar por el cuadrante 4 que por el 1. Si las tareas a eliminar son rápidas, quítatelas de encima, y así puedes volver al cuadrante de lo importante y lo urgente con el 100% de tu atención.
Prueba a hacer una matriz de Eisenhower y verás cómo con esta manera de organizar las tareas ganas eficacia y control sobre la montaña de responsabilidades diarias.