¿Te ha pedido una copia de tu DNI recientemente un particular o una empresa a modo de condición sine qua non para completar algún tipo de trámite? Pues, ojo, porque si se lo has dado, puedes haberte metido en un lío sin quererlo. Por mucho que se nos diga lo contrario, una empresa no puede ni solicitar ni quedarse con copias de un DNI como norma general.
Datos que no tienen por qué saber
Tu DNI contiene datos diversos y algunos de ellos, como por ejemplo el nombre de tus padres, no son necesarios para ningún trámite que una empresa o un autónomo con el que trabajes pueda llevar a cabo. Así, la recogida de copias de DNI implica lo que se conoce como recogida innecesaria de datos y contraviene el principio general del RGPD de minimización de datos. ¿Qué deben hacer entonces? Pues muy sencillo: al mostrarles tú el DNI, basta con que apunten los datos necesarios y te lo muestren o, simplemente, que lo cotejen con aquellos de los que ya disponen. Pedir un DNI a un particular fuera de los casos establecidos (por parte de agentes de las fuerzas y cuerpos de seguridad, en hoteles y en administraciones) es un método intrusivo para verificar la identidad. El RGPD es claro: “los datos personales serán adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados”. Así lo explica en un apunte en Linkedin Pablo Fernández Burgueño, senior manager en PwC Tax & Legal. Cuando una empresa procede de otro modo, abre la puerta a demandas que pueden desembocar en cuantiosas sanciones.
¿Y en entornos laborales?
Sólo hay un caso en el que puedan solicitarnos una copia del DNI: si se va a producir una contratación. En el resto de casos, lo máximo que se te puede pedir (en procesos de reclutamiento) es tu nombre y apellidos, tu teléfono, tu correo electrónico o tu número de DNI. Cuando entras a una empresa en la que no te conocen, también pueden pedirte el DNI físicamente, pero no fotocopiarlo ni fotografiarlo: sólo tomar los datos que sean relevantes. Si te piden algo más que eso, como dice el prospector laboral Pablo Cobisa, empieza a sospechar.