Data de la primavera del año pasado, pero sigue vigente: el 70% de las reuniones que se celebran en las empresas no sirven para nada y podrían haberse solucionado con un correo electónico o una llamada. Lo indica un estudio del Harvard Business Review que ahora recuerda Claudia Dulce, Directora de Extensión y Egresados de la Universidad del Rosario, en Bogotá. Lo explica esta semana en un artículo en el rotativo colombiano La República.
'Reunionitis'
Según Dulce, que gestiona también los negocios internacionales de la citada universidad, Occidente sufre de “reunionitis crónica” y ese mal debe atacarse con urgencia porque “disminuye la productividad de los equipos y afecta su flujo de trabajo”.
¿Qué propone?
Según explica en el artículo “lo primero es determinar si la reunión es necesaria” y, para ello, “es clave identificar si se quiere solucionar un problema, tomar decisiones, comunicar información general o construir propuestas sobre algún tema, entre otros”. Si el mensaje a comunicar es complejo y hay muchas personas implicadas, procede una reunión. En caso contrario, existiría la posibilidad de resolver el asunto “con una llamada o un correo” y la reunión no sería necesaria. En el caso de que la reunión deba celebrarse, señala Claudia, hay que “construir la agenda o el minuto a minuto de la reunión, que además les ayudará a saber cuánto tiempo podrían invertir en ella. Los principales objetivos de una reunión son alinear a un equipo de trabajo, organizar y mejorar la productividad, no lo contrario”.
Con la agenda programada, lo siguiente es “informar a los participantes sobre los temas que se van a presentar” para que “envíen previamente el material a discutir”. Con ello, “todos podrán llegar más preparados para hacer preguntas o resolver dudas, e incluso llevar ideas listas”. Sobre los participantes, Dulce echa mano de una fórmula de Harvard Business Review: ocho personas máximo si se trata de decidir o resolver problemas, 18 si se quiere abordar una lluvia de ideas o un proceso de co-creación y, por último, si se trata de compartir información general o noticias especiales, hay que invitar al encuentro a todos los miembros de la organización. También es aconsejable limitar los desplazamientos al máximo y escoger, si la reunión no puede ser telemática, espacios físicos que todos los participantes tengan relativamente cerca. Las intervenciones deben tasarse siempre de manera previa y, al final, conviene hacer una “recapitulación de los temas discutidos y los compromisos acordados a través de un acta o una minuta” que se entregará a todos los asistentes