Septiembre, con el final de las vacaciones y mil proyectos que retomar, suele ser mes de reuniones en muchas empresas y administraciones. En comercios, oficinas y hasta plantas de producción, raro es el noveno mes del año en el que alguien no plantea una reunión de todo el equipo de trabajo para planificar estrategias, agilizar dinámicas, programar objetivos o señalar prioridades. ¿Sirven para algo realmente? El Harvard Business Review, una publicación especializada en gestión empresarial que publica puntualmente y cada quince días la Harvard Business School desde 2022 dice que siete de cada diez reuniones que se convocan no sirven para nada. ¿Sufrimos de reunionitis crónica?
¿Cuánta gente debe participar en una reunión?
Hay una fórmula y, además, se ha publicado también en el Harvard Business Review: ocho personas máximo si se trata de decidir o resolver problemas, 18 si se quiere abordar una lluvia de ideas o un proceso de co-creación y, por último, si se trata de compartir información general o noticias especiales, hay que invitar al encuentro a todos los miembros de la organización. Cualquier otro formato sirve de poco o nada.
Mejor sin desplazamientos y con intervenciones temporalmente tasadas
También es aconsejable limitar los desplazamientos al máximo y escoger, si la reunión no puede ser telemática, espacios físicos que todos los participantes tengan relativamente cerca. En el caso de reuniones telemáticas, es necesario que se dispongan de materiales que garanticen una distribución correcta de la señal. Las intervenciones deben tasarse siempre de manera previa para evitar que alguien monopolice minutos (o a veces horas) que no le corresponden. Al final, siempre y según el Harvard Business Review, conviene hacer una “recapitulación de los temas discutidos y los compromisos acordados a través de un acta o una minuta” que se entregará a todos los asistentes. Evitar reuniones, en cuento llegue el otoño, será imposible, pero en tu mano está que sean provechosas.